Trong thời đại công nghệ số, các doanh nghiệp đang dần chuyển sang sử dụng hình thức ký kết hợp đồng điện tử thay vì hợp đồng giấy truyền thống vì những lợi ích to lớn mà hình thức hợp đồng này mang lại. Vậy cụ thể những lợi ích đó là gì?
Hợp đồng điện tử là gì?
Hợp đồng điện tử là các giao dịch được thực hiện dựa trên các phương tiện thiết bị điện tử, từ tính, công nghệ điện toán đám mây, kỹ thuật số. Các giao dịch này có thể là việc xác lập, thay đổi hay là chấm dứt quyền, nghĩa vụ được gửi đi, nhận lại…
 |
Tiết kiệm thời gian:
Một trong những lợi ích rất nổi bật mà hợp đồng điện tử đem lại chính là tiết kiệm thời gian. Ở quy trình ký kết hợp đồng giấy, doanh nghiệp phải trải qua các bước như soạn thảo hợp đồng, trình ký lên các cấp trưởng phòng, giám đốc và chờ đợi ký kết. Sau khi đã hoàn thành ký kết, bộ hợp đồng sẽ được chuyển phát nhanh tới đối tác. Đại diện đối tác sẽ nhận hợp đồng và trình ký lên các cấp liên quan, sau đó sẽ chuyển phát nhanh lại tới doanh nghiệp để tiến hành lưu trữ.
Để hoàn thành quá trình trên sẽ mất từ 5 đến 8 ngày làm việc, chưa kể nếu xảy ra việc thất lạc hợp đồng thì cả quá trình phải bắt đầu lại từ đầu, gây tiêu tốn rất nhiều thời gian cho doanh nghiệp và ảnh hưởng tiêu cực tới quá trình kinh doanh. Với sự hỗ trợ của hợp đồng điện tử, chỉ cần vài phút là cả doanh nghiệp và phía đối tác đã có thể hoàn thành việc ký kết.
Tiết kiệm chi phí:
Quy trình để hoàn thành ký kết một bộ hợp đồng không được thống kê một cách cụ thể. Tuy nhiên, tính trung bình thì chi phí để hoàn thành ký kết mỗi bộ hợp đồng sẽ khoảng từ 50,000 tới 80,000 VNĐ (bao gồm các chi phí in ấn, chuyển phát, lưu trữ ...). Nếu cần ký kết 500 bộ hợp đồng mỗi năm, chi phí mà các doanh nghiệp phải bỏ ra hàng năm có thể lên tới 40,000,000 VNĐ.
Khi áp dụng hợp đồng điện tử, việc trình ký được diễn ra hoàn toàn trực tuyến nên những chi phí trên hoàn toàn đã được cắt giảm. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có thể tiết kiệm được đáng kể chi phí hoạt động.
Tiện lợi khi ký kết và bảo quản, lưu trữ:
Một điểm nổi bật khi sử dụng hợp đồng điện tử mà các cấp quản lý rất yêu thích là có thể được ký kết mọi lúc, mọi nơi chỉ với các thiết bị điện tử như máy tính bàn, laptop, điện thoại thông minh... mà không cần gặp mặt trực tiếp. Điều này đặc biệt phát huy tác dụng khi dịch covid 19 đang hoành hành khiến việc gặp mặt trở nên khó khăn hơn.
Ngoài ra, việc bảo quản và lưu trữ hợp đồng giấy cũng là một vấn đề rất nhức nhối với nhiều doanh nghiệp. Nếu số lượng hợp đồng càng nhiều thì việc tìm kiếm càng trở nên khó khăn. Những nguy cơ như cháy hỏng, mối mọt ... cũng thường xuyên hiện diện. Với hợp đồng điện tử, những nguy cơ này đều có thể được hóa giải.
Hợp đồng điện tử có đảm bảo giá trị pháp lý không?
 |
"Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu"
Như vậy, có thể thấy rằng hợp đồng điện tử hoàn toàn đảm bảo được giá trị pháp lý theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam.
Ngoài ra, khi có tranh chấp phát sinh, các doanh nghiệp có thể dùng hợp đồng điện tử làm chứng cứ để tòa án hoặc trọng tài xem xét. Việc sử dụng hợp đồng điện tử làm chứng cứ đã được công nhận theo Điều 14 của luật giao dịch điện tử mới nhất.
"Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị dùng làm chứng cứ chỉ vì đó là một thông điệp dữ liệu. Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu"
Trên đây là những thông tin cơ bản về hợp đồng điện tử mà các doanh nghiệp cần biết trước khi áp dụng loại hình hợp đồng này vào quy trình hoạt động thường ngày. Để biết thêm những thông tin khác đầy đủ hơn về hợp đồng điện tử, bạn có thể truy cập vào liên kết dưới
>>> Bài viết: Hợp đồng điện tử là gì? Có mấy loại hợp đồng điện tử phổ biến hiện nay?
Ngoài ra, có rất nhiều những thông tin hữu ích khác về luật và các loại hợp đồng như hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán, hợp đồng vận chuyển, ... được cập nhật hàng ngày. Quý bạn đọc có thể ghé thăm amis.misa.vn để đọc những bài viết này.
Tên công ty: MISA AMIS
Website: https://amis.misa.vn/
Địa chỉ: Tầng 9, tòa nhà Technosoft, Phố Duy Tân, Q. Cầu Giấy, Hà Nội 100000
Điện thoại: 0904885833
#misaamis #amis #amismisa #luatgiaodichdientu #hopdongdientu #hopdongkinhte #hopdonglaodong #hopdongmuaban
