Trong khi các nhà điều hành doanh nghiệp dành khá nhiều thời gian để nghiên cứu về quá trình chuyển đổi số trong nhiều năm thì chúng ta đã được chứng kiến quá trình tăng tốc phát triển chóng mặt của chuyển đổi số trong 12 tháng vừa qua. Đại dịch Covid-19 là một trong những tác nhân đẩy nhanh tiến trình này. Họ - những người chủ đứng đầu doanh nghiệp đã thừa nhận rằng sự cách tân quá trình chuyển đổi số là điều kiện cần thiết để tồn tại.
Tuy nhiên quá trình đổi mới có thành công hay không lại chưa được đảm bảo. Những bài học trong quá khứ đã chỉ ra rằng phần lớn các doanh nghiệp đã phải vật lộn để biến những sáng kiến, ý tưởng chuyển đổi này trở nên hiệu quả. Vào năm 2019, một cuộc khảo sát của Everest Group đã chỉ ra rằng 78% doanh nghiệp không đạt được các mục tiêu kinh doanh trong quá trình chuyển đổi số của họ.
Một số những thách thức phổ biến nhất bao gồm thiếu sự cộng tác (buy-in), giao tiếp trong doanh nghiệp và sự thiếu sót trong lộ trình đổi mới dài hạn, dự án thí điểm, hạn chế trong triển khai giới thiệu sản phẩm.
Dựa trên tình hình thị trường thực tế, một số phương án dưới đây có thể giúp bạn tối đa hóa tiềm năng chuyển đổi số cho doanh nghiệp.
1. Bước ra khỏi “silo”
| Chuyển đổi số sẽ không thể thành công nếu các thành viên, bộ phận trong doanh nghiệp không có sự gắn kết với nhau. Ảnh: The Enterprisers Project |
Một doanh nghiệp thường được chia nhỏ thành các bộ phận như tiếp thị, bán hàng, hỗ trợ khách hàng và một số các bộ phận khác - đây được gọi là ranh giới ngang. Hơn nữa, mọi bộ phận đều có các cấp quản lý khác nhau như cộng sự, người quản lý và giám đốc điều hành - tạo ra ranh giới dọc. Sau đó, tồn tại một ranh giới bên ngoài giữa một tổ chức và những người ngoài không thuộc tổ chức (là khách hàng, nhà cung cấp và thành viên cộng đồng).
“Silos” được hình thành khi những người trong những ranh giới này trở nên biệt lập và chỉ giao tiếp với những người trong bộ phận hoặc khu vực của họ hoặc ở cùng cấp độ trong một tổ chức.
Các doanh nghiệp thường coi các dự án chuyển đổi của họ như là bằng chứng về khái niệm, ý tưởng (Proofs of Concept - việc triển khai thử nghiệm một ý tưởng, để có thể chứng minh tính khả thi của lý thuyết đó trong thực tế ra sao, thông thường các PoC sẽ chỉ được triển khai trong quy mô nhỏ), triển khai các công nghệ cho phép trong “silos”mà không nghĩ đến việc họ sẽ cần phải tương tác và đồng bộ công việc với các bộ phận, lĩnh vực kinh doanh khác của doanh nghiệp như thế nào.
Thực tế thì các nhà lãnh đạo doanh nghiệp mong muốn thận trọng việc áp dụng, thực hiện các giải pháp mới và luôn tìm cách kiểm soát kết quả dự án một cách tối đa.
Tuy nhiên, việc áp dụng cách tiếp cận “silos”này đã chứng minh rằng, nếu không có khả năng lĩnh hội toàn diện, thiếu chiến lược rõ ràng trong việc làm rõ việc các dự án công nghệ mới sẽ tác động đến toàn bộ doanh nghiệp như thế nào thì các giám đốc điều hành sẽ hạn chế tiềm năng thành công của doanh nghiệp ngay từ khi bắt đầu.
Mẹo dành cho nhà lãnh đạo: Trước khi khởi động một dự án mới, hãy tiến hành một cuộc họp với sự tham gia của các bên liên quan chính trong mọi bộ phận hoặc đơn vị, cuộc họp này được thành lập với mục đích tìm ra những lỗ hổng chưa từng được phát hiện trước đây và phát triển hoạt động cộng tác (buy - in) trong toàn doanh nghiệp.
2. Dự án thử nghiệm: giải pháp hay tảng đá cản đường chuyển đổi số doanh nghiệp?
Một số nhà lãnh đạo chuyển đổi số còn sử dụng những chiến lược đầu tư còn khá thận trọng và rụt rè. Họ triển khai, vận hành các công nghệ mới trong một dự án thử nghiệm để tránh việc đầu tư số tiền lớn hơn cần thiết khi triển khai dự án chuẩn theo đúng quy trình. Họ coi phương pháp này là một bước trung gian trong quá trình chuyển đổi số, cho phép doanh nghiệp đánh giá tiến trình của dự án trước khi tiến hành triển khai nó trên diện rộng.
Tuy nhiên, các công nghệ mũi nhọn hiện nay đòi hỏi sự triển khai ngay lập tức và phải được áp dụng trong toàn tổ chức để tạo ra những tác động đầy đủ. Thay vì theo đuổi sự thay đổi nhát một, hãy dũng cảm và tự tin tiến tới sự thay đổi toàn diện để tránh doanh nghiệp của bạn bị tụt lại phía sau so với đối thủ cạnh tranh.
Mẹo dành cho nhà lãnh đạo: Thử thách các nhà quản lý trong việc xây dựng công nghệ nào có thể mang lại lợi ích biến đổi vượt trội. Khích lệ trưởng nhóm của các phòng ban (team leader) trình bày những quan điểm, sáng kiến của riêng họ để văn hoá, quy mô tổ chức, doanh nghiệp ngày càng được phát triển, mở rộng.
3. Nắm bắt sự thay đổi
| Ảnh: The Enterprisers Project |
Một trong những thách thức thường gặp nhất trong quá tình chuyển đổi số là không có được sự cộng tác tự nguyện (buy-in) trong toàn doanh nghiệp, một tình huống phổ biến đến từ kết quả của việc thiếu giao tiếp giữa các giám đốc điều hành hoạch định chiến lược và các nhân viên chịu trách nhiệm thực hiện chiến lược đó. Theo báo cáo của IFS’s vào năm 2020 “Digital Transformation Investment in 2020 and Beyond”, hơn 1/4 trên tổng số các công ty toàn cầu thừa nhận rằng nhiều quản lý các bộ phận bị “ngó lơ” trong quá trình lập kế hoạch cũng như quá trình điều hành các dự án chuyển đổi.
Ở đâu có đổi mới, ở đó sẽ luôn có rủi ro, nhưng các doanh nghiệp có tư duy định hướng dài hạn có thể cải thiện tỷ lệ này bằng cách linh hoạt trong việc áp dụng phương pháp quản lý sự thay đổi. Để đạt được điều này thì việc mà doanh nghiệp cần đó là một nhà tài trợ dự án (Executive sponsor) - một nhà lãnh đạo có sự kết nối tốt với toàn bộ doanh nghiệp, người có thể quản lý các bên liên quan và giám sát hoạt động sáng kiến. Sự chứng thực và tầm nhìn rõ ràng của họ sẽ thúc đẩy sự hăng hái, sự cộng tác và đảm bảo cho sự phát triển dài hạn của doanh nghiệp.
Mẹo dành cho nhà lãnh đạo: Tích cực làm việc với các nhà tài trợ điều hành dự án để phát triển một hệ thống cơ chế phản hồi hoàn thiện giúp nhân viên cảm thấy thoải mái, tự do trình bày ý tưởng và sự quan tâm của họ đến những sáng kiến vận hành mới.
Giai đoạn tiếp theo của chuyển đổi số
Trong suốt hơn một năm vừa qua, chúng ta đã chứng kiến rất nhiều biến động, nhưng có một điều chắc chắn là cách thức hoạt động của doanh nghiệp thời nay đã thực sự thay đổi. Sự tăng tốc về phạm vi ảnh hưởng chưa từng có trong quá trình chuyển đổi số này có thể là một sự kiện chỉ xảy ra một lần trong đời. Tuy nhiên, sự tăng trưởng này đã đưa doanh nghiệp vào một lộ trình mà tại đó có sự gia tăng ổn định bằng việc sử dụng các công nghệ cho phép.
Khi áp lực từ việc yêu cầu triển khai, áp dụng các sáng kiến kỹ thuật số mới hơn và mở rộng hơn ngày càng tăng, các doanh nghiệp cần ghi nhớ và học hỏi từ những sai lầm từ trong quá khứ, đồng thời có những hành động, quyết định dứt khoát để khẳng định rằng họ đã được trang bị đầy đủ để nắm bắt hết tất cả những tiềm năng và cơ hội sẽ có trong suốt quá trình chuyển đổi.
Theo The Enterprisers Project